e-DORĘCZENIA – PYTANIA I ODPOWIEDZI – w oparciu o stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe. Jednakże należy pamiętać, że system e-Doręczeń zastąpi korespondencję realizowaną przez ePUAP. Obowiązek wysyłania i odbierania pism przez e-Doręczenia będzie dotyczył większości urzędów i innych podmiotów publicznych od 1.01.2025 r.

Tak, będą to dwa odrębne terminy dla ADE (uzależnione jest to od daty wpisu do CEiDG – harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych – https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram ).

Jedna osoba fizyczna może mieć tylko jedną działalność gospodarczą, w tym przypadku nazwą jest co do zasady imię i nazwisko przedsiębiorcy. Może mieć również nadany tylko jeden NIP. Funkcjonowanie przedsiębiorcy pod różnymi nazwami jest objęte tylko jednym wpisem do ewidencji. Można natomiast prowadzić działalność gospodarczą i w jej ramach wykonywać różne rodzaje aktywności i jak należy domniemywać, o to chodzi w postawionym pytaniu.

Przepis art. 32 ust.1 UDE ustanawia zasadę pojedynczego, adresu do doręczeń elektronicznych w BAE dla danego podmiotu. Oznacza ona, iż poza wyjątkami określonymi w ust. 2 i 3 przywołanego artykułu jeden podmiot publiczny bądź niepubliczny może posiadać jedynie jeden adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE.

W ust. 2 przewidziano wyjątek od zasady posiadania jednego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE. Wyjątek ten dotyczy niektórych kategorii podmiotów niepublicznych będących osobami fizycznymi, a jednocześnie tymi, na które ustawodawca nałożył w art. 9 ust. 1 UDE obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, wpisanego do BAE. Względem osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego oraz komornika sądowego do BAE wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do BAE, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych.

Zatem radca prawny, który prowadzi kancelarię (działalność), ale także biuro rachunkowe (działalność) będzie miał wpisany do BAE adres do doręczeń na potrzeby prowadzenia tej działalności – JEDEN ADRES. Ta sama osoba wykonująca zawód radcy prawnego może posiadać inny adres jako osoba fizyczna, niezwiązany z prowadzoną dziwnością gospodarczą (kancelarią i biurem rachunkowym).

Na podstawie pozytywnie rozpatrzonego wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych, zarówno Urząd, jak i Kancelaria Radcy Prawnego, będą posiadały swoje indywidualne skrzynki do e-Doręczeń.

Pracownicy danego urzędu oraz pracownicy danej Kancelarii, mogą mieć udostępnione niniejsze skrzynki (urzędu i kancelarii) celem realizacji obowiązków służbowych z kontekstu danego urzędu/danej kancelarii (analogicznie jak do tej pory z domeny/maila służbowego pracodawcy).

Niezależnie od tego udostępnienia skrzynek służbowych (o których mowa powyżej), osoby te mogą założyć:

1. a) osobiste (prywatne skrzynki), a także
2. b) skrzynki związane z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego, a także

c) gdy prowadzą kancelarię jako JDG, także posiadać skrzynki związane z sprawami tejże działalności (np. dla komunikacji z urzędami jako przedsiębiorca).

Generalnie API przyjmuje na skrzynkę wiadomości kierowane na dane ADE i dokładnie zgodnie z adresacją wiadomość na danej skrzynce umieszcza.

Dla skrzynek utworzonych u OW, jest możliwość konfiguracji predefiniowanych przez użytkownika reguł, które w przypadku spełnienia skierują daną wiadomość do określonego w regule folderu skrzynki.

Natomiast co do zasady, użytkownik powinien mieć założone/udostępnione skrzynki adekwatnie do faktycznego kontekstu użytkownika:

• osobistego (jako osoba fizyczna),

oraz

• służbowego:
  • gdy jest osobą fizyczną i posiada działalność gospodarczą (np. JDG),
  • gdy wykonuje zawód zaufania publicznego (np. skrzynka adwokata),
  • gdy jest zatrudniony w firmie/organizacji/ podm. publicznego która/y udostępnia mu swoją skrzynkę celem realizacji zadań służbowych (np. skrzynka firmy ABC S.A., skrzynka Urzędu Miasta etc).

Czyli jeśli np. użytkownik ma JDG korespondencja dot. tej działalności winna być kierowana na ADE założone dla tejże działalności, natomiast korespondencja dotycząca użytkownika jako osoby fizycznej (bez związku z jego JDG) powinna być kierowana na jego osobiste ADE.

Jednakże sam proces kierowania na dane ADE do użytkownika korespondencji jest uwarunkowany:

1) tym, czy użytkownik ma założony dany rodzaj skrzynki

2) tym, czy podał do korespondencji właściwy ADE albo czy nadawca korespondencji właściwie wyszukał i zaadresował (na odpowiednie ADE) wiadomość.

Zatem podsumowując, przekazywanie danego typu wiadomości do odpowiedniego kontekstu skrzynki jest poza działaniem API, a zależy od poprawnej adresacji korespondencji przez nadawcę.

Analogicznie jak w pytaniu 3.

Podmioty publiczne zobowiązany są do posiadania ADE od 1.1.2025 (za wyjątkiem sądów).

Doręczenia elektroniczne dla podmiotu publicznego będą realizowane na ADE podmiotu publicznego – zatem Podmiot Publiczny, chcąc umożliwić radcy poprawną realizację obowiązków służbowych, winien udostępnić mu swoją skrzynkę, z uprawieniami umożliwiającymi co najmniej tworzenie oraz odczytywanie korespondencji.

Spółka cywilna jest formą prowadzenia działalności gospodarczej, opartą na współdziałaniu osób fizycznych związanych umową spółki cywilnej. Za przedsiębiorców uznaje się zatem wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej – nie jest podmiotem prawa ani jednostką organizacyjną. Jeśli wspólnicy decydują się na prowadzenie przedsiębiorstwa w ramach spółki cywilnej, nie podlega ono wpisom do rejestru przedsiębiorców (w KRS). Istnieje natomiast obowiązek zgłoszenia umowy spółki przez każdego ze wspólników do CEiDG.

Brak podmiotowości spółki cywilnej oznacza, że wszelkie zobowiązania czy umowy zawierane są bezpośrednio przez wspólników, którzy pozostają podmiotami praw i obowiązków. Spółka nie ma swojego majątku – istnieje tylko majątek osobisty wspólników, którzy odpowiadają za straty spółki, ale też mają prawa do podziału jej zysku.

Z uwagi na powyższe to wspólnicy (każdy z osobna) są zobowiązani do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych i to każdemu z nich z osobna sąd (inny podmiot) będzie dokonywał doręczenia. Terminy procesowe liczą się zatem dla każdego ze wspólników spółki cywilnej oddzielnie.

Art. 17 Konstytucji RP, zapewnia możliwość tworzenia w drodze ustawy samorządów zawodowych, które reprezentują osoby wykonujące zawody zaufania publicznego i sprawują pieczę nad należytym wykonywaniem tych zawodów w granicach interesu publicznego i dla jego ochrony.

Rolą samorządu jest reprezentowanie na zewnątrz osób wykonujących zawody m.in. zaufania publicznego, a więc reprezentowanie tych osób zarówno wobec obywateli i ich organizacji, jak i przed organami państwa, a także dokonywanie działań w celu zapewnienia należytego wykonywania tych zawodów. Powyższe oznacza że do zadań samorządu zawodowego muszą należeć zadania o charakterze publicznym, w tym o charakterze władczym, sprawowane wobec wszystkich osób wykonujących dany zawód zaufania publicznego, niezależnie od innych ról społecznych czy publicznych pełnionych przez takie osoby. Do kompetencji takich należy m.in. decydowanie o prawie wykonywania określonego zawodu oraz prowadzenie rejestru osób aktualnie wykonujących ten zawód.

Ustawa o radcach prawnych (art. 5) określiła, iż jednostki organizacyjne samorządu – okręgowe izby radców prawnych i Krajowa Izba Radców Prawnych posiadają ex lege osobowość prawną. Osobowość prawna to pojęcie określające zdolność osób prawnych do bycia podmiotem praw i obowiązków oraz do dokonywania we własnym imieniu czynności prawnych.

Zgodnie z art. 155 ust. 9 UDE podmioty publiczne inne niż wymienione w ust. 1-7 są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 stycznia 2025 r.

Podmioty publiczne ustawodawca zdefiniował w art. 2 pkt 6) UDE. Zgodnie z jego treścią podmiot publiczny oznacza:

1. a) jednostkę sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.),
2. b) inne niż określone w lit. a państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
3. c) inne niż określone w lit. a osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a i b, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:

–     finansują je w ponad 50 % lub

–     posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub

–     sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub

–     mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,

1. d) związki podmiotów, o których mowa w lit. a-c, jeżeli realizują zadania publiczne,
2. e) komornika sądowego.

W rozumieniu powyższego przepisu KIRP oraz okręgowe izby radców prawnych nie są podmiotem publicznym, a zatem nie maja obowiązku na podstawie art. 155 stosownie przepisów UDE.

Jednakże zgodnie z treścią art. 10 tej ustawy podmiot niepubliczny inny niż określony w art. 9 ust. 1 może posiadać adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Kwestie złożenia wniosku przez podmiot niepubliczny inny niż osoba fizyczna reguluje art. 14 ust. 2 ustawy o UDE.

Z uwagi na powyższe  w stosunku do KIPRP oraz Okręgowych Izb Radców Prawnych art. 155 ust. 9 nie znajdzie zastosowania.

Można dokonać zmiany w zakresie rodzaju wykonywanego zawodu zaufania publicznego wnioskiem o aktualizację danych.

Na wstępie należy zaznaczyć, że ustawa nie posługuje się określeniem adres aktywny/nieaktywny. Adres albo jest wpisany do BAE albo jest z niej wykreślony. Zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 4) lit a) minister właściwy do spraw informatyzacji wykreśla adres do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych, w drodze decyzji administracyjnej, w przypadku otrzymania wniosku o wykreślenie adresu do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych od dziekana okręgowej izby radców prawnych, w przypadku adresu do doręczeń elektronicznych wykorzystywanego w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego.

Zatem wykreślenie adresu do doręczeń z BAE jest następstwem otrzymania wniosku w tym przedmiocie od uprawnionego podmiotu. Wniosek taki jest wiążący dla ministra właściwego do spraw informatyzacji.                         W przypadku radców prawnych podmiotem upoważnionym do złożenia wniosku jest dziekan okręgowej izby radców prawnych (w przypadku adresu do doręczeń elektronicznych wykorzystywanego w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego).

Powyższe wynika również z unormowań zawartych w ustawie o radcach prawnych. Art. 28 ust. 4 ustawy o radcach prawnych stanowi, że rada okręgowej izby radców prawnych podejmuje uchwałę w sprawie zawieszenia prawa do wykonywania zawodu radcy prawnego w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o zaistnieniu zdarzenia, o którym mowa w ust. 1 przywołanego przepisu. W tej sytuacji to rada decyduje, czy składać wniosek o wykreślenie adresu czy nie. Zgodnie z art. 22 (10) ustawy o radcach prawnych radca wykonujący zawód, obowiązany jest posiadać adres do doręczeń elektronicznych, zatem radca prawny, co do którego zawieszono prawo do wykonywania zawodu tym samym jej nie wykonuje, co skutkuje możliwością skierowania przez dziekana izby wniosku, o którym mowa w art. 35 ust. 1 pkt 4) lit a) UDE.

Powyższe prowadzi do wniosku, że jeśli radca prawny posługuje się jednym i tym samym adresem w celach prywatnych i związanych z wykonywaniem zawodu, to po wykreśleniu tego adresu z BAE na skutek złożenia wniosku, o którym mowa powyżej adres ten przestanie istnieć.

Dodatkowo należy wskazać na art. 21 UDE, który reguluje zasady przechowywania zasobów zgromadzonych w skrzynce doręczeń po wykreślenia adresu do doręczeń elektronicznych z BAE.

Wykreślenie adresu do doręczeń elektronicznych z BAE skutkuje zaprzestaniem doręczania przez podmioty publiczne korespondencji na adres do doręczeń, który podlegał wykreśleniu. Po wykreśleniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego z BAE korespondencja zgromadzona w skrzynce doręczeń powiązanej z adresem do doręczeń elektronicznych jest przechowywana przez rok. Po tym terminie skrzynka doręczeń wraz z jej zasobami jest usuwana. Kwestie dostępu do zasobów BAE po wykreśleniu adresu reguluje art. 21 ustawy.

Jeśli nie upłynie 6 miesięcy od wykreślenia ADE będzie można przywrócić dotychczasowy adres. Po upływie tego czasu należy założyć nowe ADE.

Odpowiedź zawiera się w odpowiedzi udzielonej w pkt 9.

ADE może założyć (i korzystać z niego) każdy podmiot, który posiada polski identyfikator numeryczny:

• w przypadku osób fizycznych PESEL (albo unikatowy identyfikator wydany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej),
• w przypadku firm i podmiotów publicznych: NIP/REGON/KRS,

niezależnie od tego czy fizycznie przebywa w Polsce, czy poza granicami kraju.

Istnieje możliwość nadania uprawnień (administratora lub innej roli) innej osobie, które umożliwią (w zależności od konfiguracji) zalogowanie do danej skrzynki i co najmniej zapoznanie się z otrzymaną w niej korespondencją, aczkolwiek: doręczenia na ADE, co do zasady odbywają się elektronicznie (usługami PURDE i KURDE), zatem nie ma przeszkód aby kierować tego typu korespondencję do podmiotu, który realnie przebywa poza granicami kraju (gdyż będzie mógł się zalogować zza granicy i odebrać /wysłać wiadomości) i tym samym, nie ma potrzeby nadawania innej osobie uprawnień do skrzynki (np. roli administratora lub innej, w ramach której umocowana osoba mogłaby czytać i odpowiadać na wiadomości podmiotu pośrednio pełniąc funkcję jego pełnomocnika).

Problematycznym może być jednak odbiór korespondencji skierowanej na ADE podmiotu (który przebywa za granicą) w przypadku, korespondencji hybrydowej (czyli wymagającej wydrukowania i doręczenia w wersji papierowej), kierowanej przez nadawcę usługą PUH.

W takim przypadku wiadomość jest przekazywana fizycznie (jako list) na adres korespondencyjny odbiorcy, a w przypadku braku podjęcia przez niego przesyłki, zwracana do nadawcy z adekwatnym statusem.

Zaznaczamy, że w takim przypadku posiadanie pełnomocnika również nie obsłuży kwestii fizycznego odbioru dokumentacji, gdyż ta zostanie ona skierowana na adres odbiorcy.

Adresacja korespondencji jest po stronie nadawcy, zatem, w tym przypadku nadawca powinien skierować wiadomość hybrydową bezpośrednio do pełnomocnika (o ile jest w posiadaniu informacji o danym pełnomocniku reprezentującym podmiot).

KURDE to komercyjna usługa e-Doręczeń i może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług (KDU) wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Taka usługa umożliwia korespondencję nie tylko do i od podmiotów publicznych (jak publiczna usługa e-Doręczeń), ale też między podmiotami niepublicznymi (w tym między firmami, a obywatelami).

Usługa jest dostępna u konkretnego KDU, korzystanie z niej można rozpocząć w dowolnym momencie.

KURDE to komercyjna usługa e-Doręczeń i może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług (KDU) wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Taka usługa umożliwia korespondencję nie tylko do i od podmiotów publicznych (jak publiczna usługa e-Doręczeń), ale też między podmiotami niepublicznymi (w tym między firmami, a obywatelami).

Usługa jest dostępna u konkretnego KDU, korzystanie z niej można rozpocząć w dowolnym momencie.

Obecnie PPSA ma w swojej ofercie usługę komercyjną, ale ona jeszcze nie umożliwia komunikacji z innymi KURDE. PPSA pracuje nad udostępnieniem takiej funkcjonalności (trudno określić termin realizacji tych prac).

Generalnie sądy są obowiązane od 1 października 2029 r. do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego opartej na adresie do e-Doręczeń (art. 155 ust. 7 UDE). Jednocześnie w art. 155 ust. 8 ustawy. znajduje się upoważnienie dla Ministra Sprawiedliwości do wydania rozporządzenia, mając w szczególności na uwadze „warunki techniczne i organizacyjne”, określającego „terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, a organy procesowe będą mogły dokonywać doręczeń na adresy do doręczeń elektronicznych”. Dla ministra wydanie tego rozporządzenia jest fakultatywne.

Minister wskazując w rozporządzeniu terminy, musi się mieścić w terminie wskazanym w art. 155 ust. 7 UDE (1.10.2029 r.), a zatem chodzi o wcześniejsze normatywne określenie możliwości posługiwania się adresami do e-Doręczeń w komunikacji z sądami powszechnymi.

Natomiast zgodnie z art. 147 ust. 1 UDE doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r.

Odpowiedź zawarto w odpowiedzi na pytanie 3.

Zgodnie z art. 41 UDE dowód otrzymania korespondencji jest wystawiany po:

1)   odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;

2)   wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;

3)   upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Zgodnie z ust. 2 przywołanego powyżej artykułu przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.

W myśl natomiast art. 41 ust. 3 UDE przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.

Ustawodawca zastosował w powyższym przepisie konstrukcję fikcji prawnej w ramach doręczenia zastępczego. Zaniechanie przez adresata (podmiot niepubliczny) odebrania korespondencji w terminie 14 dni od dnia jej wpłynięcia na jego adres do doręczeń elektronicznych powoduje przyjęcie uznania jej za doręczoną w dniu następującym po upływie tego terminu. Zarazem po tym uznaniu wystawiany jest dowód otrzymania zawierający wskazanie daty doręczenia, przyjętej w ramach fikcji prawnej.

Dowód otrzymania wystawiany jest zatem albo po 14 dniach w przypadku braku aktywności po stronie odbierającego, albo jak należy interpretować powyższy przepis po podjęciu aktywnych działań przez odbierającego, rozumieniach jak w ust. 2 przytoczonego powyżej przepisu.

Ponadto warto w tym miejscu przypomnieć poniższe zasady, które również znajdą zastosowanie w przypadku wyjaśnienia kwestii związanych z terminem doręczenia:

• podmiot publiczny posiada adres do doręczeń elektronicznych i doręczenia do podmiotu niepublicznego dokonuje w systemie teleinformatycznym organu – wówczas zgodnie z art. 158 ust. 1 UDE stosuje art. 39, art. 39(1), art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4-9 KPA w brzmieniu przed wejściem w życie UDE;
• podmiot publiczny posiada adres do doręczeń elektronicznych, ale doręczenia do podmiotu niepublicznego nie dokonuje w systemie teleinformatycznym organu, wówczas stosuje art. 39 KPA w brzmieniu aktualnie obowiązującym;

podmiot publiczny nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych – wówczas w postępowaniu administracyjnym dokonuje doręczeń na podstawie art. 39 KPA zgodnie z aktualnym brzmieniem tego przepisu.

Zarówno w ustawie o radcach prawnych, jak i w Prawie o Adwokaturze są przepisy dotyczące obowiązku związanego z e-doręczeniami. Zgodnie z nimi – art. 22¹⁰ ustawy o radcach prawnych i art. 37c Prawa o Adwokaturze – radca prawny, adwokat, wykonujący zawód, obowiązany jest posiadać adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 UDE, wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy.

Równocześnie przepisy UDE nie formułują żadnej odpowiedzialności za np. niezałożenie skrzynki czy niezałożenie adresu elektronicznego do doręczeń.

Ustawodawca, nakładając na radców prawnych obowiązek założenia ADE, nie określił skutków zaniechania tego obowiązku w postępowaniu administracyjnym. A skutek zaniechania jest taki, że jeżeli radca prawny nie założy ADE i nie uruchomi skrzynki do doręczeń, to urząd nie będzie miał faktycznej możliwości doręczenia elektronicznego i będzie musiał przesłać korespondencję za pomocą publicznej usługi hybrydowej (PUH) lub listem poleconym.

Oczywiście radca prawny naraża się na zarzut braku spełnienia obowiązku nałożonego ustawą, co może skończyć się zarzutami dyscyplinarnymi, ale w relacjach z administracją negatywnych skutków procesowych nie poniesie. Organ administracyjny nie będzie miał możliwości doręczenia elektronicznego (bo nie ma adresu, na który można wysłać korespondencję), nie będzie mógł więc zastosować fikcji doręczenia.

Przepisy UDE nie formułują żadnej odpowiedzialności za np. niezałożenie skrzynki czy niezałożenie adresu elektronicznego do doręczeń.

Generalnie sądy są obowiązane od 1 października 2029 r. do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego opartej na adresie do e-Doręczeń (art. 155 ust. 7 UDE). Jednocześnie w art. 155 ust. 8 znajduje się upoważnienie dla Ministra Sprawiedliwości do wydania rozporządzenia, mając w szczególności na uwadze „warunki techniczne i organizacyjne”, określającego „terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, a organy procesowe będą mogły dokonywać doręczeń na adresy do doręczeń elektronicznych. Dla Ministra Sprawiedliwości wydanie tego rozporządzenia jest fakultatywne.

Od 10 grudnia 2023 r. w zakresie adresów do e-Doręczeń formalnie przewiduje się zarówno możliwość wnoszenia pism procesowych do sądu, jak i doręczanie ich przez sąd, przy czym uzależnione jest to od przesłanki: „jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają”.

Należy również  pamiętać, że 14 marca 2024 r. wszedł w życie art. 131^1a KPC dotyczący doręczania pism sądu przez portal informacyjny adwokatowi i radcy prawnemu.

Chodzi o pisma sądowe, których doręczenie:

1. a) nie jest możliwe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,

b) następuje poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.

Przepisy UDE nie formułują żadnej odpowiedzialności za np. niezałożenie skrzynki czy niezałożenie adresu elektronicznego do doręczeń.

Generalnie sądy są obowiązane od 1 października 2029 r. do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego opartej na adresie do e-Doręczeń (art. 155 ust. 7 UDE). Jednocześnie w art. 155 ust. 8 znajduje się upoważnienie dla Ministra Sprawiedliwości do wydania rozporządzenia, mając w szczególności na uwadze „warunki techniczne i organizacyjne”, określającego „terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, a organy procesowe będą mogły dokonywać doręczeń na adresy do doręczeń elektronicznych. Dla Ministra Sprawiedliwości wydanie tego rozporządzenia jest fakultatywne.

Od 10 grudnia 2023 r. w zakresie adresów do e-Doręczeń formalnie przewiduje się zarówno możliwość wnoszenia pism procesowych do sądu, jak i doręczanie ich przez sąd, przy czym uzależnione jest to od przesłanki: „jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają”.

Należy również  pamiętać, że 14 marca 2024 r. wszedł w życie art. 131^1a KPC dotyczący doręczania pism sądu przez portal informacyjny adwokatowi i radcy prawnemu.

Chodzi o pisma sądowe, których doręczenie:

1. a) nie jest możliwe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,

b) następuje poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.

Na dzień dzisiejszy zgodnie z art.. 133a § 1 KPK Sąd dokonuje doręczeń pism procesowych lub innych pism prokuratorowi, obrońcy i pełnomocnikowi będącemu adwokatem lub radcą prawnym, Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, przez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym, o którym mowa w artykule 53 e par.1 ustawy z dnia 27 lipca 2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych, w  sposób umożliwiający uzyskanie przez nadawcę i odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.

Nowelizacja w tym zakresie zarówno procedury karnej jak i cywilnej obliguje profesjonalnych pełnomocników do posiadania konta na portalu informacyjnym sadów. Podobnie jest z adresem do doręczeń elektronicznych – jego posiadanie jest obligatoryjne, natomiast ustawodawca nie zdecydował się na wskazanie konsekwencji w przypadku jego nieposiadania.

Właściciel skrzynki dostaje alerty informujące o przepełnieniu skrzynki oraz konieczności zwolnienia w niej miejsca, wraz z informacją że wkrótce skrzynka nie będzie przyjmować korespondencji elektronicznej.

W przypadku braku reakcji właściciela skrzynki (lub innej osoby posiadającej uprawnienia do usunięcia lub archiwizacji wiadomości ze skrzynki) proces obsługi korespondencji przebiega wg opisu wskazanego w sekcji SPOSÓB DZIAŁANIA SYSTEMU, punkt 1.

Podmioty korzystające ze skrzynki otrzymują alerty na adres e-mail wskazany do notyfikacji, informujące o:

• zapełnieniu skrzynki, oraz
• konieczności uwolnienia miejsca oraz,
• utracie możliwość wysyłania i odbierania korespondencji w przypadku przekroczenia progu 98% pojemności skrzynki doręczeń, aż do czasu zwolnienia przez siebie pojemności na skrzynce doręczeń.

Dodatkowo, w przypadku przekroczenia progu 98% nie będzie możliwy zapis wiadomości roboczych.

Ww. reakcje systemu OW są wyzwalane przy przekroczeniu 90% i 98% zapełnienia skrzynki.

W szczególności po przekroczeniu progu 98% pojemności, skrzynka zablokuje przyjmowanie i prezentację pełnej treści nowych wiadomości, a także wysyłanie korespondencję .

W praktyce proces wyglądać będzie następująco:

1. Nadawca (np. Urząd) adresuje i wysyła wiadomość na przepełnioną skrzynkę odbiorcy
2. Odbiorca dostaje powiadomienie na dodatkowy adres, że US skierował do niego wiadomość
3. Wiadomość ma wystawiany dowód D1 poświadczający skuteczne przyjęcie przesyłki do doręczenia i oczekiwanie na doręczenie przez odbiorcę (widoczny dla nadawcy)
4. Jednocześnie odbiorca dostaje na ADE (zapełnionej skrzynki) skrócony widok z danymi dot. otrzymanej wiadomości (ale nie może odebrać/odczytać/pobrać pełnej treści wiadomości + ewentualnych załączników, dopóki nie zwolni miejsca na skrzynce.  (UWAGA nr 1: ten stan może trwać maksymalnie do 180 dni od wysłania wiadomości do odbiorcy. Jeśli odbiorca we wskazanym okresie czasu nie zwolni miejsca, przesłana do niego wiadomość zostanie usunięta z zasobu skrzynki i nie będzie mógł się z nią zapoznać  nawet jeśli 181-go dnia zmniejszy zapełnienie skrzynki.)
5. Jednocześnie rozpoczyna się bieg terminu fikcji doręczenia. Jeśli w okresie 14 dni odbiorca nie oczyści skrzynki i nie odbierze wiadomości, zostanie oznaczona fikcja doręczenia (czyli z punktu widzenia nadawcy doręczenie będzie uznane za skuteczne, mimo iż odbiorca fizycznie nie zapoznał się z wiadomością. (UWAGA nr 2: jeśli w okresie do 180 dni od wysłania wiadomości odbiorca zwolni miejsce w skrzynce i odbiorze wiadomość, przesłana do niego wiadomość zostanie oznaczona jako odebrana z daną datą (ale nadal będzie tu oznaczona fikcja doręczenia z datą, w której dokonano oznaczenia fikcji). Wówczas dopiero odbiorca będzie mógł się zapoznać z wiadomością i w miarę potrzeby na nią odpowiedzieć do nadawcy)
6. Jeśli zwolnienie skrzynki nastąpi przed upływem oznaczenia fikcji doręczenia czyli przed upływem 14 dni od wysłania wiadomości przez nadawcę oraz wywoła on podgląd/pobranie wiadomości, wówczas przerwany zostaje bieg fikcji doręczenia i przesyłka otrzymuje status odebranej i wystawiany jest stosowny dowód techniczny potwierdzający ten fakt.

Skrzynki podmiotów publicznych mają pojemność 30 GB, innych podmiotów: 3 GB

1) Zarówno bank, jak i urząd powinny udostępnić danemu radcy swoje skrzynki aby mógł się do nich zalogować (kontekst logowania do skrzynki służbowej danego podmiotu). Pozostała korespondencja, realizowana przez radcę w ramach prowadzonej kancelarii winna być prowadzona z ADE związanego z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego przez Radcę.

2) Użytkownik skrzynki może realizować archiwizację korespondencji (pobranie jej na dysk twardy stacji roboczej) w ramach danej skrzynki (operacją archiwacji pojedynczej lub masowej, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami).

Istnieje możliwość nadania uprawnień innej osobie do skrzynki/folderu na czas nieobecności.

Po pierwsze wskazać należy, że posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych powiązane jest z rolą, w jakiej osoba występuje w określonym kontekście i dla każdej z tych ról powinna ona posługiwać się odrębnym adresem (art. 32 ust. 2 UDE).

Jeżeli osoba wykonująca zawód zaufania publicznego wykonuje swój zawód w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i zamierza prowadzić korespondencję związaną z tą działalnością przy użyciu adresu do doręczeń elektronicznych, powinna ona założyć odrębny adres do doręczeń elektronicznych dla aktywności związanej z wykonywaniem zawodu (np. korespondencji z sądem w roli profesjonalnego pełnomocnika). Podobnie będzie w przypadku, w którym osoba wykonująca zawód zaufania publicznego dodatkowo jest uczestnikiem spółki prawniczej wpisanej do rejestru przedsiębiorców w KRS – także wobec tej osoby obowiązuje oddzielny (adresowany do spółki) obowiązek założenia adresu do doręczeń elektronicznych i ujawnienia go w BAE.

Z kolei radca prawny świadczący pracę na podstawie stosunku pracy, zatrudniony w przedsiębiorstwie lub w organach administracji państwowej ma także  obowiązek posiadać własny adres do doręczeń elektronicznych. Jednocześnie jego pracodawca może posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Powyższe okoliczności powodują, że radca prawny zatrudniony w takiej organizacji może wykorzystywać do procesów wysyłania i odbierania korespondencji własny adres jak i adres pracodawcy (bez konieczności udzielania upoważnienia do odbioru/wysyłania korespondencji).

Rozwiązanie powyższe pozwala radcom prawnym zatrudnionym w podmiotach publicznych lub przedsiębiorstwach, którzy jednocześnie są pełnomocnikami, wskazać np. adres instytucji, w której pracują, albo inny adres, np. kancelarii radcy prawnego – jeżeli radca ten łączy pracę w ramach stosunku pracy z prowadzeniem obok tego stosunku działalności gospodarczej.

Tak, w przypadku skierowania korespondencji na dane ADE, odbiorca wiadomości otrzymuje także notyfikację o tym fakcie na adres mailowy wskazany przy zakładaniu ADE (zgodnie z regulaminem PURDE w brzmieniu:

„(..) 5. Adres e-mail do notyfikacji wykorzystywany jest do wysyłania przez Pocztę Polską w szczególności: 1) Regulaminu oraz zmian Regulaminu; 2) Polityki świadczenia usługi oraz zmian Polityki świadczenia usługi; 3) informacji o oczekujących przesyłkach w ramach realizacji PURDE; 4) innych informacji niezbędnych w procesie świadczenia usług; 5) informacji o możliwości skorzystania z usług dodatkowych; 6) informacji o przygotowanym archiwum wiadomości do pobrania.”

Obecnie e-Doręczenia mogą przyjąć w ramach 1 wiadomości pliki o łącznej pojemności do 500 MB.

e-Doręczenia funkcjonują 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

Informacja dot. integracji zamieszczona jest na stronie:  https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/z-zewnetrznymi-systemami-uslugowymi

Art. 41 UDE opisuje warunki wystawienia dowodów otrzymania wskazanych w art. 40 UDE. Ustawodawca nie zdecydował się na opisanie warunków dowodów wysłania, uznając, że mają one mniejszą moc prawną niż dowody otrzymania i wiąże się z nimi mniejsza odpowiedzialność prawna.

Dowód otrzymania wystawiany jest przez operatora wyznaczonego w trzech przypadkach. Po pierwsze, po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, po drugie, po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego, a po trzecie po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Zatem zdarzenia prowadzące do skutku odbioru/otrzymania zostało przez ustawodawcę zróżnicowane w stosunku do podmiotu publicznego i niepublicznego.

Podmiotu publiczny zobowiązany niejako został do odbierania korespondencji w momencie, kiedy wpłynie ona do niego, natomiast w przypadku podmiotu niepublicznego dowód otrzymania wystawiany jest w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni, po ich upływie.