Cztery aplikacje dla radcy prawnego. Ułatwiające pracę, zarządzające życiem

Smartfony i tablety przebojem wdarły się do życia prywatnego i zawodowego już kilka lat temu. Jednakże nadal część naszych czytelników nie zdaje sobie sprawy z ogromu możliwości, jakie drzemią w tysiącach aplikacji przeznaczonych zarówno na sprzęt z Androidem, jak i IOS-em na pokładzie. Dziś przedstawimy cztery aplikacje ułatwiające zarządzanie kancelarią prawną i prowadzonymi sprawami. I żadna z nich nie jest przeznaczona wyłącznie dla prawników, co pokazuje ich uniwersalność i możliwość adaptacji do specyficznych wymagań radców prawnych. 

 Slack, Trello, Inbox, Keep

Slack to idealne narzędzie do komunikacji w grupie. Slack to wielofunkcyjny komunikator dla zespołów. Jest świetnym narzędziem do zarządzania sprawami i prowadzenia komunikacji wewnątrz kancelarii. Najbardziej istotną zaletą Slacka jest  jego nieskomplikowana, przyjazna forma. Wszystko jest czytelne i łatwe w użyciu, bez nadmiaru opcji czy złożonych interfejsów.

Dlatego akurat ta, a nie inna aplikacja? Niektórzy uważają, że połączenie e-maila i chatu, np. Facebooka, jest wystarczające. To połączenie jest dobre, ale nie będzie tak wygodne jak Slack. Mail i FB nie gromadzą wszystkich plików, archiwów i informacji w jednym miejscu. Ręczę natomiast, że nawet dla najbardziej opornych na zmiany przesiadka na Slack będzie bardzo łatwa.

Podstawą działania tej aplikacji, dostępnej na wszystkie smartfony, tablety i komputery, są kanały, do których możemy zapraszać poszczególnych użytkowników – pracowników kancelarii, radców prawnych, aplikantów, a nawet klientów. Dodatkowo można przesyłać wiadomości prywatne. Wszystko to przypomina trochę standardowy chat-room, ale w tym wypadku uznałbym to zdecydowanie za zaletę. W ramach kanałów można wymieniać oczywiście wiadomości tekstowe, jak i również pliki z zewnętrznych baz danych (Dropbox, Google Drive), a także zrzuty ekranu i powiadomienia z przeróżnych aplikacji połączonych ze Slackiem.

Świetnym rozwiązaniem okazało się także zaimplementowanie wyszukiwania uniwersalnego. Warto wiedzieć, że Slack kataloguje i archiwizuje treść każdej dyskusji, kanału lub załącznika. Dzięki temu możemy przeszukać właściwie cały program za pomocą jednego searchboxa, co jest niebywałą oszczędnością czasu i energii.

Jak wspomnieliśmy, oprócz standardowej aplikacji działającej w przeglądarce, Slack oferuje również mobilne wersje aplikacji dla iOS oraz Androida. Wersje mobilne pozwalają na robienie wszystkiego tego, co umożliwia wersja na komputer. Ponadto, wszystkie dane na wszystkich urządzeniach są synchronizowane wraz z każdym odczytem wiadomości lub jej wysłaniem. Nic nam nie umyka, ani nie otrzymujemy zdublowanych statusów.

Kolejną niekwestionowaną zaletą jest jego cena. Podstawowa wersja jest dostępna całkowicie za darmo, jednak ma ona kilka ograniczeń względem płatnych wersji – Standard oraz Plus. Przykładowo, liczba przechowywanych w archiwum wiadomości wynosi 10 000. Ciężko określić, czy to dużo, czy mało.

Dzięki Slackowi bez problemu prawnicy korzystający z tego rozwiązania wymieniają szybko istotne informacje i opracowują kolejne kroki w prowadzonych sprawach. Tworzą kanały tematyczne pozwalające na prowadzenie dyskusji na konkretne tematy w jednym miejscu. Taki podział pozwala na przejrzystą i rzeczową dyskusję na każdy z tematów bez generowania zbędnego szumu informacyjnego i bez tworzenia się bałaganu.

Slack to idealne centrum komunikacji dla małych i średnich zespołów. Jest niezawodnym medium do porozumiewania się, wymiany plików i omawiania bieżących projektów. Jego wielozadaniowość i uniwersalność to ogromne zalety. A jeśli dodać do tego fakt, że z każdej wspomnianej wyżej funkcji wywiązuje się świetnie, to z czystym sumieniem można powiedzieć, że jako narzędziu do wymiany informacji Slackowi nie brakuje absolutnie niczego.

Trello

Omówiliśmy już program do komunikacji w kancelarii, ale jak zarządzać projektami? Możemy wykupić program do relacji z klientami, ale jest to koszt zaczynający się od kilku tysięcy złotych. Bezpłatnym rozwiązaniem może być aplikacja Trello, dostępna z poziomu komputera, jak i smartfonów i tabletów.

Trello umożliwia wizualne zarządzanie notatkami, czy raczej jak mówią twórcy – „wszystkim”, i dzielenie się tym ze „wszystkimi”. Nieważne czy pracujesz solo, czy z zespołem, Trello ma tę cudowną zaletę, że jest typowym narzędziem. To, co z nim zrobisz, zależy tylko od Ciebie oraz Twoich współpracowników.

Żeby zrozumieć, jak używać Trello, trzeba poznać podstawową terminologię rządzącą tą usługą.

Tablice (Boards) – to projekty lub foldery. To właśnie w nich zapisujemy poszczególne grupy zadań do wykonania w ramach poszczególnej pracy. To może być np. „Sprawa Kowalskiego”, „Sprawa Wiśniewskiej” itp. Do Tablic możemy zapraszać innych użytkowników i współdzielić z nimi całą zawartość. Tablice mogą mieć charakter prywatny do użytku tylko przez nas lub zaproszonych przez nas użytkowników – radców prawnych, aplikantów lub pracowników kancelarii.

Listy (Lists) – funkcjonują w ramach Tablic. One budują wizualny podział dla Kart. Listy czyli zbiory Kart, np. lista zakupów, to-do itd. Wróćmy do wspomnianej wyżej  „Sprawy Kowalskiego”. W ramach tego folderu mamy listy do zrobienia. Typowy podział po otwarciu nowej tablicy to „Do zrobienia”, „Pracujemy nad tym”, „Skończone”. Przy tak utworzonych listach wystarczy je tylko zapełnić odpowiednimi zadaniami w postaci kart…

Karty (Cards) – tu zapisujemy to, co należy zrobić i rozpisujemy to na najdrobniejsze działania. Nie ma żadnych ograniczeń, ani wytycznych co do tego, co powinno być zapisane. W ramach „Sprawy Kowalskiego” mamy listę „Do zrobienia”, a w niej karty – poszczególne zadania – „wysłać list polecony”, „napisać pozew” itp. Możemy w ramach takiej kartki przypisać właściciela lub właścicieli (member), datę ważności karty (due date), listę zadań (checklist), dołączyć dowolny plik (file attachments), czy prowadzić rozmowę w formie komentarzy (comments). Karta również może zyskać etykietę (label), a sama etykieta jest kolorowym oznaczeniem, które z kolei można nazwać np. czerwony: pilne, fioletowy: spotkanie, żółty: problemy.

Inbox by Google

Wielu radców prawnych i aplikantów radcowskich nadal używa bezpłatnych kont e-mail oferowanych przez Google. Również i dla nich dostępne jest unikalne rozwiązanie dotyczące poczty elektronicznej – Inbox. Na pierwszy rzut oka to zwykła skrzynka pocztowa, ale ma kilka ważnych i unikalnych rozwiązań.

Po pierwsze: wątki. Inbox grupuje wszystkie maile dotyczące tego samego tematu w jeden wątek. Ułatwia to śledzenie dyskusji i odnajdywanie poszczególnych maili. Ale to nie wszystko. W każdym wątku jest kilka przycisków, które nie pojawiają się w innych programach pocztowych. Jest to ikona pinezki, zegarka, kosza, akceptacji i trzech kropek. Pierwsza z nich służy „przypinaniu” wątku do góry ekranu i oznaczenie jego ważności. Druga ikona to moim zdaniem najważniejsza funkcjonalność tej aplikacji, najwspanialszy wynalazek od czasu wynalezienia e-maila. Ikona zegarka pozwala „odkładać” maile zarówno na później w czasie, jak i w miejscu. Kliknięcie w zegarek umożliwia nam odłożenie maila np. na wieczór tego samego dnia. Potwierdzenie tego spowoduje „zniknięcie” wiadomości ze skrzynki. Przyjdzie ona do nas właśnie o godz.18. Można też wybrać miejsce geograficzne. Jeśli pojawimy się w tym miejscu (np. w pracy lub w domu), niezależnie od pory dnia, po sprawdzeniu przez GPS naszej pozycji, e-mail pojawi się w skrzynce odbiorczej po osiągnięciu danego miejsca. Jest to fantastyczne narzędzie do zarządzania swoim czasem. Nie na wszystkie maile musimy reagować od razu, niektóre możemy przeczytać w określonych warunkach, a odkładanie ich na później powoduje zachowanie porządku w skrzynce pocztowej.

Ciekawostką jest też to, że skrzynka skanuje wiadomości, grupując je w kilku wątkach. Np. informacje z newsletterów są grupowane w wątek „promocje”, co ułatwia przeglądanie zarówno tych informacji, jak i ich grupowe kasowanie. Jeśli otrzymamy e-mail z potwierdzeniem rezerwacji lotu lub hotelu, te informacje automatycznie zostaną także przekazane do „Google now” lub naszego kalendarza, co ułatwia zarządzanie informacjami.

W skrzynce odbiorczej Inbox  znajdują się także najważniejsze szczegóły i ważne informacje w wiadomościach, takich jak trasy lotu oraz informacje o zdarzeniach, a także zdjęcia i dokumenty. Dodatkowo skrzynka odbiorcza może uzyskać aktualne informacje z internetu, w tym czasie rzeczywistym status lotów i dostawy zamówionych towarów przez Amazon, Allegro itp.

W czerwcu 2015 roku Google dodał również opcję „Cofnij Wyślij” do skrzynki odbiorczej, dając użytkownikowi 10 sekund, aby cofnąć wysyłaną wiadomość.

W ramach skrzynki Inbox funkcjonują także przypomnienia. To funkcja idealnie sprawdzająca się w smartfonach, gdzie można umieścić jedną ikonkę, która umożliwia tworzenie krótkich notatek – przypomnień. Po utworzeniu takiego przypomnienia może ono od razu znaleźć się w skrzynce odbiorczej, ale może również pojawić się owo przypomnienie o określonej godzinie lub w określonym miejscu. Jest to idealne narzędzie do przypominania sobie spraw do załatwienia np. po dotarciu do kancelarii.

Keep

Wspomnieliśmy wyżej o przypomnieniach, które można robić za pomocą aplikacji Inbox. Ale dla tych, którzy chcieliby tworzyć przypomnienia złożone z większej liczby słów, mamy aplikację Keep. Umożliwia ona zapisywanie wszystkiego, co może przyjść do głowy i dzieleniu się tym z pracownikami i znajomymi. Keep umożliwia tworzenie notatek złożonych z punktów, ale też notatek, które są nagrywane, a następnie automatycznie transkrybowane na tekst. Możliwe jest umieszczanie w notatkach zdjęć i skanów, dokumentów i innych rzeczy, by móc je potem łatwo odnaleźć. Użytkownikom ze zmysłem plastycznym Keep umożliwia tworzenie notatek oznaczonych kolorami i etykietami. To ułatwia ich porządkowanie. A jeśli chcesz coś znaleźć, wystarczy użyć funkcji wyszukiwania. Keep działa na telefonach, tabletach, komputerach i zegarkach z systemem Android Wear. Notatki, które dodajesz, są synchronizowane na wszystkich Twoich urządzeniach, więc zawsze masz je przy sobie.

Te cztery aplikacje: Slack, Trello, Inbox i Keep ułatwiają nie tylko pracę, ale przede wszystkim życie. Możliwości ich wykorzystania są przeogromne, uzależnione tylko od pomysłowości użytkowników. Ułatwiają komunikację w kancelarii prawnej, poprawiają przepływ informacji, porządkują sprawy zawodowe i prywatne, a przede wszystkim poprawiają produktywność radcy prawnego i jego kancelarii. Większość z nas przyzwyczajona jest do używanych od lat narzędzi, jednakże te cztery propozycje powinny zostać chociażby przetestowane przez radców prawnych. Dzięki nim praca staje się odrobinę prostsza i szybsza, a kontrolowany przepływ informacji pomiędzy współpracownikami da dodatkowy impuls do rozwoju praktyki zawodowej. Dlaczego więc nie skorzystać?