Doręczenia elektroniczne. Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?

Od 10 grudnia br. radcowie prawni będą zobowiązani do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W praktyce oznacza to konieczność posiadania adresu do e-Doręczeń, zgłoszenie go do rządowej bazy adresów elektronicznych oraz obowiązek prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń z podmiotami publicznymi. W listopadzie br. KIRP planuje szereg działań edukacyjno-informacyjnych wspierających radców w dostosowaniu się do nowych wymogów.

Od 10 grudnia e-Doręczenia, które docelowo zastąpią klasyczny list polecony oraz Elektroniczną Platformę Usług Administracji (ePUAP), staną się obowiązkowe dla organów administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego, czyli m.in. radców prawnych, adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych i rzeczników patentowych.

Od tego dnia będą oni musieli:

• posiadać adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
• doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji, wdrożenie w kancelarii radcy prawnego wysyłki e-Doręczeń niesie ze sobą wiele korzyści, wśród których wymienić warto:

• bezpieczeństwo treści – korespondencja zabezpieczona jest przed zmianą treści,
• wiarygodność korespondencji – nadawca oraz adresat są identyfikowani podczas odbioru przesyłki,
• bezpieczeństwo prawne – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskimi (eIDAS) oraz polską ustawą o doręczeniach elektronicznych,
• kompleksowość działania – korespondencję można wysłać do osób fizycznych, osób prawnych oraz podmiotów administracji publicznej,
• przejrzystość procesów – czas każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.

Dokładna instrukcja założenia i aktywowania skrzynki do doręczeń elektronicznych dostępna jest na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-zalozyc-adres-i-skrzynke-do-e-doreczen2.

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało również szereg instruktaży związanych z wdrożeniem i obsługą e-Doręczeń dla zawodów zaufania publicznego, które dostępne są pod adresem internetowym: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy4.

Niezależnie od tego, KIRP planuje szereg działań edukacyjno-informacyjnych wspierających radców prawnych w dostosowaniu się do wdrażanych przepisów. 23 listopada br. o godz. 17.00 (cz.1) i 19.00 (cz.2)  zostanie udostępnione na platformie e-kirp.pl szkolenie „Ustawa o doręczeniach elektronicznych”, które poprowadzi SSR Monika Biała. Udział w szkoleniu nie wymaga wcześniejszej rejestracji. Należy jedynie posiadać aktywne konto na platformie e-KIRP, a po wejściu na platformę, odszukać moduł Nadchodzące wydarzenia, następnie „kliknąć” na wybrane szkolenie.

Dodatkowo radcowie i aplikanci także w listopadzie będą mieli możliwość wzięcia udziału w dwóch szkoleniach online realizowanych przez Wolters Kluwer Polska we współpracy z kancelarią Traple Konarski Podrecki & Wspólnicy, które KIRP objęła swoim patronatem:

• „e-Doręczenia dla profesjonalnych pełnomocników, czyli nowy sposób kontaktów z organami’’, podczas którego omówione zostaną wpływ e-Doręczeń na pracę profesjonalnych pełnomocników oraz nowe obowiązki nakładane na nich wobec wdrożenia tego systemu.
• „e-Doręczenia – co należy wiedzieć przed 10 grudnia?”, szkolenie skierowane do wszystkich zainteresowanych tematyką doręczeń elektronicznych, którego głównym tematem będzie zaprezentowanie Mapy Komunikacji Elektronicznej po 10 grudnia 2023 r. uwzględniającej nowy model doręczeń elektronicznych na tle dotychczasowych przepisów i mechanizmów dopuszczalnych kanałów komunikacji.

Ponadto KIRP objęła patronatem i udostępni radcom prawnym dotyczący e-doręczeń materiał instruktażowy w formie e-booka „Krok po kroku – poradnik dla radców prawnych”, opracowany przez kancelarię Traple Konarski Podrecki & Wspólnicy we współpracy z Wolters Kluwer Polska. W poradniku zostaną omówione w sposób procesowy obowiązki profesjonalnych pełnomocników w zakresie doręczeń elektronicznych oraz etapy ich realizacji. Radcowie prawni znajdą w nim również bazę najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami ekspertów. Dokument gotowy będzie w najbliższych dniach, o czym KIRP będzie informować w swoich kanałach komunikacji.